Optimierung der Prozesssicherheit und der Auftragsabwicklung

Optimierung der Prozesssicherheit und der Auftragsabwicklung

Gestaltungsbereich: Arbeitsorganisation

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Auslösendes Ereignis

Anlass für das Good-Practice-Beispiel war das Modellvorhaben ProWare, das auf Grund

exponentiell gestiegener Unfallzahlen der Kleintransporter über 2,8 bis 3,5t,
dem steigenden Güterverkehr in der Bundesrepublik Deutschland und
die bislang unbeachtete Situation der Beschäftigten von Unternehmen, deren Hauptaufgabe nicht im Transport von Waren und Gütern besteht,

ins Leben gerufen wurde.

Ziel

vorhandene Belastungen und Gefährdungen der Mitarbeiter reduzieren
Optimierung der Schnittstellen zwischen dem Transport und dessen vor- bzw. nachgelagerten Tätigkeiten
Verbesserung der Auftragsabwicklung (Zeiteinteilung, Ablauf, „Zeitfresser“ im Büro)
Erarbeitung von Anregungen zur Optimierung im Bereich der Prozesssicherheit und der Auftragsabwicklung.

Lösungsweg

Zur Untersuchung der Thematik und der Verbesserung der Situation im Unternehmen wurde ein leitfadenbasiertes Prozesstuning durchgeführt, das mehrere Phasen besitzt, die im Folgenden näher beschrieben werden.

Zielfestlegung

Um das Ziel des Unternehmens für dieses Coaching festzulegen, wurde zunächst im Gespräch mit der Geschäftsführung der Handlungs- oder Beratungsbedarf im Unternehmen erhoben, die Ziele abgeleitet (siehe b) und die beteiligten Personen benannt.

Betriebsanalyse

In der Analysephase wurden die Kommissionierung und der externe Warentransport anhand verschiedener arbeits- und organisationspsychologischer Verfahren analysiert:

Erfassung der aktuellen und der von den Beschäftigten gewünschten Arbeitssituation anhand eines Fragebogens (Impuls-Test);
Durchführung von teilstandardisierten Interviews mit den Beschäftigten und den Inhabern zur Erfassung weiterer Problemfelder;
Einsatz eines Fragebogens zur Arbeitssicherheit;
Durchführung einer Tätigkeitsanalyse beim Inhaber und bei den Mitarbeitern;
Beobachtung und Analyse des Produktionsablaufs;
Durchführung von Licht und Lärmmessungen in verschiedenen Bereichen der Produktion;
Auswertung vorhandener Kennzahlen zur Beurteilung der Produktions- und Transportprozesse (z.B. Lenkzeiten, Unfallzahlen, Fehlzeiten, Arbeitszeiten).

Maßnahmenworkshop

Im Rahmen des Maßnahmenworkshops wurden die Ergebnisse der Analyse dem Inhaber und allen Monteuren zurückgemeldet und Lösungsstrategien zur ganzheitlichen Optimierung erarbeitet.

Die innerhalb des Workshops entstandenen Maßnahmen wurden für die folgende Umsetzung in einem Arbeitsplan festgehalten (z.B. in Form einer To-Do-Liste), terminiert und um die für die Umsetzung zuständigen Personen ergänzt.

Maßnahmenumsetzung

Im Anschluss an den Maßnahmenworkshop wurden die erarbeiteten Maßnahmen durch das Unternehmen selbständig umgesetzt. Dabei wurden alle relevanten Mitarbeiter einbezogen, um eventuelle Widerstände gegen die Umsetzung bereits im Vorfeld zu vermeiden.

Rückmeldeworkshop und

Die Umsetzung der im Maßnahmenworkshop erarbeiteten Maßnahmen wurde im Rückmeldeworkshop überprüft und Probleme bei der Umsetzung diskutiert.

Erfolgskontrolle

Bei der Glas Dostert GmbH wurde die persönliche Einschätzung des Inhabers zum Erfolg des Vorhabens abgefragt. Zum anderen wurde der in Analysephase eingesetzte Impuls-Test bei den Beschäftigten erneut eingesetzt, um Veränderungen in der Beurteilung ihrer aktuellen und der von ihnen gewünschten Arbeitssituation zu erfassen.

Erfolg

Durch das Projekt ProWare und die im Unternehmen Glas Dostert GmbH durchgeführten Workshops wurde in das Unternehmen eine neue Kommunikationskultur getragen. Denn der Austausch zwischen Inhaber und Mitarbeitern wird zukünftig in einer ähnlichen Art fortgeführt. Zudem suchen Unternehmer wie Mitarbeiter jetzt häufiger den Dialog. Dadurch können im Unternehmen Erkenntnisse schneller gewonnen und der daraus resultierende Handlungsbedarf erkannt werden.

Die im Rahmen des Maßnahmenworkshops erarbeiteten Maßnahmen wurden erfolgreich umgesetzt bzw. befinden sich auf Grund ihres Umfangs noch in der Umsetzung:

jedes Firmenfahrzeug wurde mit einem Firmenhandy ausgestattet, um die Erreichbarkeit der Mitarbeiter unterwegs oder beim Kunden zu gewährleisten; weitere ergänzende Maßnahmen sind geplant (z.B. bessere Vorbereitung der Fahrzeuge vor den Aufträgen; Modernisierung der Fahrzeugflotte);
Anschaffung einer Bestelltafel als Einkaufszettel, die von den Mitarbeitern sehr gut genutzt wird und eine spürbare Verbesserung in der Materialbeschaffung mit sich brachte;
ein Formular „Auftragsbearbeitung“ wird noch bearbeitet und soll den Mitarbeitern strukturiert alle notwendigen Informationen zu einem Auftrag an die Hand geben;
für die Firmenfahrzeuge wurde jeweils eine verantwortliche Person benannt; dieses Vorgehen wird auch nach Eintreffen der in 2009 neu zu beschaffenden Fahrzeuge praktiziert.

Weiterführende Informationen

Die beschriebenen Maßnahmen fanden innerhalb des Modellvorhabens ProWare statt, das durch das Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes NRW, des Europäischen Sozialfonds und der Hochschule Niederrhein finanziert wurde. Die Ergebnisse des Modellvorhabens sind in der Handlungshilfe „Sichere, gesunde und effiziente Transportprozesse – Was kleine und mittlere Unternehmen aus den Kennzahlen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes lernen können“ (ISBN 978-3-89967-520-7) zusammengefasst.

Betrieb
Betriebsname:	Glas Dostert GmbH
Straße:	Breuershofstr. 70
PLZ:	47807
Ort:	Krefeld
Internetadresse:	www.glas-dostert.de
Betriebsgröße:	10 bis 49 Mitarbeiter
Gründungsjahr:	1961
Wirtschaftssektor:	- Glas, Glaswaren und Keramik sowie Verarbeitung von Steinen und Erden
Betriebliche(r) Ansprechpartner/in
Name:	Manfred Dostert
Funktion:	Geschäftsführer und Inhaber
Telefon:	02151 / 33131
Fax:	02151 / 33133
Berater/in
Firma/Institution:	A.U.G.E. Institut der Hochschule Niederrhein
Name:	Dr. Sandra Laumen
Telefon:	02151 / 822-6629
Fax:	02151 / 822-6631
E-Mail:
Internetadresse:	www.auge-institut.de

Ergänzende Angaben

Dauer der Maßnahme:

von 05.2007 bis 12.2008