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UKL iT & Logistik GmbH

Unternehmenswachstum mit Strategie

Gestaltungsbereich: Unternehmens-/ Organisationsentwicklung (Aufbau- Ablauforganisation)

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Zusammenfassung

Firmengründer und Geschäftsführer Klemens Lübeck von der UKL IT & Logistik aus Bad Driburg stand vor der Herausforderung, sein stark gewachsenes Unternehmen mit einer großen Belegschaft zu managen. Doch dem IT-Experten fehlte dazu die Zeit: „Der Betrieb war immer weiter gewachsen, ohne dass wir Struktur rein gebracht haben“. Für die anstehenden Aufgabenfelder interne Organisation, Teambildung und Struktur nutzte das Unternehmen die Potentialberatung und strukturierte unter anderem die Arbeitsabläufe und die Kommunikation neu. Die Umstrukturierung hat sich gelohnt. „Dieses Jahr konnten wir bereits die Früchte der Potentialberatung ernten“, freut sich Klemens Lübeck. Neben den grundsätzlichen Veränderungen in der Kommunikation und den Strukturen ist der Betrieb insgesamt zukunftsfähiger geworden und der Markt kann nun besser erschlossen werden. 

Auslösendes Ereignis

UKL IT & Logistik aus Bad Driburg fing vor über 20 Jahren mit einer bis heute in Deutschland einmaligen Geschäftsidee an. Die Firma unterstützt mittels eigens entwickelter Software Kunden bei der Abwicklung von Gütertransporten über die Schiene und liefert ständige und aktuelle Informationen über den Stand der Transporte. Die Idee erwies sich als erfolgreich und das ehemalige Einmann-Unternehmen mit PC auf dem Dachboden hat heute 25 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie drei Auszubildenden. Auch der Kundenstamm und die Angebotspalette haben sich erweitert: Heute bietet UKL seinen Kunden aus Deutschland und Europa eine breite Servicekette rund um den Schienengüterverkehr - von der Beauftragung der Lieferung über die Erstellung des Frachtbriefes und die Kontrolle des Transports bis hin zur Abrechnung.

Firmengründer und Geschäftsführer Klemens Lübeck stand somit vor der Herausforderung, ein stark gewachsenes Unternehmen mit einer großen Belegschaft zu managen. Während große Firmen eine eigene Personalabteilung haben, müssen kleinere Betriebe die Organisation des Personals neben dem Alltagsgeschäft mit erledigen. Dem IT-Experten fehlte dazu die Zeit: „Der Betrieb war immer weiter gewachsen, ohne dass wir Struktur rein gebracht haben“.



Ziel

Unterstützung bei der Modernisierung der Strukturen erhielt das Logistik-Dienstleistungsunternehmen durch die Potentialberatung. Das Landesförderprogramm übernimmt die Hälfte der Kosten für eine Fachberatung für bis zu 15 Beratertage. Mithilfe der externen Unterstützung können kleine und mittlere Unternehmen ihre Stärken und Schwächen ermitteln und individuelle Lösungen erarbeiten. UKL hatte das Programm bereits vor einigen Jahren genutzt und gute Erfahrungen gemacht. Für die anstehenden Aufgabenfelder interne Organisation, Teambildung und Struktur griff das Unternehmen erneut auf die Potentialberatung zurück.

Lösungsweg

Eine Matrix sorgt jetzt für Übersicht in den einzelnen Logistikbereichen, definiert die Zuständigkeit der Mitarbeiter und ordnet die Kunden dem richtigen Bereich und Ansprechpartner zu. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jedes Fachbereiches organisieren sich als eigenständige Einheit selbst und koordinieren beispielsweise die Urlaubsvertretungen. Durch die Übertragung der neuen Aufgaben und Entscheidungsbefugnisse hat sich auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Identifikation mit ihren Aufgabenbereichen verbessert.

Die Kommunikation im Betrieb ist jetzt ebenso systematisch geregelt. Für jeden Fachbereich gibt es regelmäßige Gesprächsrunden und die Ergebnisse werden allen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt. Auch an sich kleine Probleme unter der Belegschaft, die aber den Betriebsalltag durchaus beeinträchtigten, konnte die Kommunikationsexpertin Corinna Dröge schnell auflösen. In Einzelgesprächen suchte sie den Grund für Grüppchenbildungen und Missstimmungen unter einzelnen Mitarbeiterinnen und fand Lösungen. Den wichtigsten Tipp hat sich Klemens Lübeck besonders zu Herzen genommen: „Nimm deine Mitarbeiter mit!“.



Erfolg

Die Umstrukturierung hat sich gelohnt. „Dieses Jahr konnten wir bereits die Früchte der Potentialberatung ernten“, freut sich Klemens Lübeck. Neben den grundsätzlichen Veränderungen in der Kommunikation und den Strukturen ist der Betrieb insgesamt zukunftsfähiger geworden und der Markt kann nun besser erschlossen werden. Er empfiehlt allen Unternehmen, eine Potentialberatung in Betracht zu ziehen: „Natürlich sind auch Formalien zu erledigen. Diese halten sich aber in handhabbarem Rahmen und es handelt sich ja auch um öffentliche Gelder. Und dank der guten und konstruktiven Zusammenarbeit mit Dr. Claudia Auinger von der IHK war der Förderantrag kein Problem.“

Betrieb

Betriebsname:UKL iT & Logistik GmbH
Straße:Martinsweg 16
PLZ:33014
Ort:Bad Driburg
Internetadresse:www.ukl.de
Betriebsgröße:20 bis 49
Gründungsjahr:1991
Wirtschaftssektor:Information und Kommunikation

Betriebliche(r) Ansprechpartner/in

Name:Klemens Lübeck
Funktion:Geschäftsführer
Telefon:05253-9338-35
E-Mail:klemens.luebeck@ukl.de

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Gestaltungsbereich:

Unternehmens-/ Organisationsentwicklung (Aufbau- Ablauforganisation)

Organisatorische Maßnahmen zur Optimierung der Arbeitsabläufe und Produktionsprozesse unter Einbeziehung der Mitarbeiter (Kommunikation, Ausschüsse und Gremien, Teamarbeit, Software, Transparenz, Qualitätsmanagement etc.).




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