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Caritas Seniorenzentrum St. Elisabeth

Caritas-Seniorenzentrum St. Elisabeth, Meschede - Neue Aufgabenverteilung und deutlich reduzierte Belastungen

Gestaltungsbereich: Unternehmens-/ Organisationsentwicklung (Aufbau- Ablauforganisation)

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Zusammenfassung

Zur Sicherung der Pflegequalität hat das Caritas-Seniorenzentrum St. Elisabeth in Meschede eine Potentialberatung in Anspruch genommen. Das Zentrum ist eine stationäre Pflegeeinrichtung mit 101 Beschäftigten, darunter rund 60 Prozent im Pflegebereich. Mit Unterstützung der Beratung, gefördert vom nordrhein-westfälischen Arbeitsministerium mit Mitteln des Europäischen Sozialfonds, ist es gelungen, die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten deutlich zu verbessern.

Auslösendes Ereignis

Unterschiedlicher konnte die Beurteilung der Lage kaum sein: Die Beschäftigten beklagten eine enorme Arbeitsbelastung und vermuteten, ihr Arbeitgeber setze zu wenig Personal zur Bewältigung der anfallenden Arbeiten ein. Der wiederum ging davon aus, mit seiner von ihm gestalteten Arbeitsorganisation und gut ausgestatteten Arbeitsplätzen optimale Rahmenbedingungen geschaffen zu haben. Tatsächlich aber hatten sich im Lauf der Zeit mehr als 3.000 Überstunden angesammelt. Für Heimleiterin Ingrid Schulte Anlass, eine Potentialberatung in Anspruch zu nehmen, durchgeführt von Barbara Flöder, Geschäftsführerin der Flöder+Saßen GbR, „Gesellschaft für wissenschaftliche Evaluation der Personal & Betriebsorganisation in der Gesundheits- und Sozialwirtschaft“.

Lösungsweg

Transparenter Personaleinsatz

Als erstes wollte die Beraterin klären, ob die Vermutung der Beschäftigten, der Firma mangele es an Personal, der Wirklichkeit entspricht. Ein Blick auf die Pflegekennziffer – ein von den Pflegekassen festgelegter Durchschnittswert zur Berechnung der Zahl einzusetzender Pflegekräfte für eine bestimmte Anzahl Pflegebedürftiger – sowie die Analyse von Statistiken, aus denen hervorgeht, an welchen Tagen wie viel Personal hätte zur Verfügung stehen müssen, ergab: Das Unternehmen hatte seinen Personalschlüssel „überausgeschöpft“ und 2,5 Personen mehr als erforderlich beschäftigt! Die Ursachen für die von den Beschäftigten als übermäßig empfundene Belastung mussten folglich woanders liegen.

Aufschluss lieferte die für Potentialberatungen obligatorische Stärken-Schwächen-Analyse. Hier konnte die Beraterin – auf der „Haben“-Seite – zunächst eine starke Bindung der Beschäftigten an ihr Unternehmen konstatieren: „Nicht zuletzt aufgrund der im Vergleich zu anderen Anbietern guten Bezahlung ist die Identifikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Seniorenzentrum St. Elisabeth extrem hoch.“ Gleichzeitig aber stellte Barbara Flöder bei ihrer Untersuchung der Aufbau- und Ablauforganisation, der Dienstpläne und der Arbeitszeitgestaltung sowie aufgrund eingehender Beschäftigtenbefragungen Intransparenz und mangelnde Verbindlichkeit bei unternehmensinternen Entscheidungsprozessen fest: „Entscheidungen zur Arbeitslogistik wurden von der obersten Leitung allein getroffen, das Know-how der Beschäftigten und ihre Erfahrungen blieben oft außen vor.“ Außerdem, so die Beraterin, berücksichtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, aber auch das mittlere Management, nicht konsequent genug die Rahmenbedingungen der budgetorientierten Arbeitsweise. Das sollte sich im weiteren Verlauf der Potentialberatung ändern.

Qualifikationsabhängige Aufgabenverteilung

Auf Basis der Stärken-Schwächen-Analyse wurde ein Handlungsplan erstellt. Er sah vor, den Wohnbereichsleitungen, also der mittleren Führungsebene, in einem Workshop Kenntnisse zur Zusammensetzung des Personalschlüssels zu vermitteln. Heute wenden die Leitungskräfte das erlernte Wissen bei der Dienstplanerstellung an und kommunizieren es mit dem Pflegepersonal, damit für sie die Notwendigkeit wirtschaftlichen Arbeitens nachvollziehbar wird.

Dabei waren die Beschäftigten in jeder Phase der Potentialberatung eingebunden. So auch beim „World Cafe“, einer Dialog- und Workshop-Methode, bei der in konstruktiven Gesprächen das Wissen und die Erfahrungen der Beschäftigten zur Optimierung von Veränderungsprozessen genutzt werden. Hier wurden zunächst alle im Pflegebereich anfallenden Tätigkeiten sowie die zur ihrer Erledigung erforderlichen Zeiten detailliert benannt und auf einem Zeitstrahl visualisiert. Anschließend konnten die Beschäftigten – zunächst theoretisch – selbst die Arbeitsabläufe variieren, um so festzustellen, ob und wie sich durch eine veränderte Aufgabenverteilung belastungsreduzierende Zeitressourcen ergeben.

Tatsächlich stellte sich heraus, dass die examinierten Pflegekräfte oft überlastet waren, weil sie neben ihren originären Aufgaben noch viel Grundpflegetätigkeiten verrichteten, die auch von den nicht examinierten Kräften erledigt werden können. Folglich wurden die Aufgaben neu verteilt. Zudem werden zukünftig bei der Festlegung von Pflegegruppen die räumliche Nähe der Bewohnerinnen und Bewohner berücksichtigt und die Gruppen nach der Zeitstrahlanalyse eingeteilt, so dass die Pflegebedürftigen bedarfsorientiert nacheinander versorgt werden können. Heimleiterin Ingrid Schulte: „Die Neugestaltung der Arbeitsabläufe ermöglicht den Beschäftigten mehr Selbststeuerung und Selbstorganisation. Die klare Aufgabenverteilung, die optimierte Arbeitsabfolge sowie das auf dieser Basis neu erstellte Personaleinsatzkonzept haben Zustimmung bei allen Beschäftigten gefunden.“

Reduktion psychischer Stressoren

Ein weiteres wichtiges Handlungsfeld im Kontext der Potentialberatung war die Reduktion organisationsbedingter psychischer Stressoren. Dazu hospitierten zunächst Mitarbeiterinnen in unterschiedlichen Abteilungen. Beraterin Barbara Flöder: „So gelang es, Verständnis für Arbeitsabläufe zu schaffen und gemeinsam zu überlegen, wie sich unter Berücksichtigung Personalschlüssel und Raumbedingungen Arbeitsprozesse und Angebote neu gestalten lassen.“ Die Beraterin nennt ein Beispiel: „Die Hektik in einer zu großen Frühstücksgruppe, bei der sich die Pflegenden nicht ausreichend um alle Pflegebedürftigen kümmern konnten, ist durch den Einsatz einer zusätzlichen Betreuungskraft für zwei Stunden deutlich reduziert worden. Des Weiteren hat die Einführung von Anrufbeantwortern dazu geführt, dass während der Stoßzeiten in der Pflege niemand mehr seine Arbeit unterbrechen und zum Telefon hetzen muss.“

Besonderes Augenmerk bei der Potentialberatung galt den Beschäftigten im Nachtdienst. Zwar sind die Schichtpläne unter arbeitsmedizinischen Kriterien vorbildlich organisiert – niemand arbeitet beispielsweise mehr als drei Nächte in Folge – doch auch hier zeigte sich Handlungsbedarf. Barbara Flöder: „Zwei Nachtdienstleistende betreuen 100 Bewohnerinnen von 21 Uhr bis morgens um 7 Uhr. Bei akuten Virus- und Erkältungskrankheiten oder bei plötzlich erforderlicher Sterbebegleitung zu wenig. Jetzt können die Beschäftigten, klar geregelt, bei intensiviertem Arbeitsanfall unbürokratisch zusätzliches Personal anfordern.“ Erhöht hat sich auch die Beteiligung der Nachtdienstleistenden an beruflicher Weiterbildung. Möglich wurde das durch eine einfache zeitliche Verschiebung: Inhouse-Schulungen etwa zur Pflegeprozessplanung oder zur Pflegedokumentation finden jetzt unmittelbar vor Schichtbeginn statt. Zeitaufwändige Extra-Anreisen erübrigen sich so.

Erfolg

Verbesserte Pflegequalität

Zur Illustration der Komplexität von Veränderungsprozessen im Zuge der Potentialberatung summarisch zwei weitere Beispiele: Das gerontopsychiatrische Konzept, ein Schwerpunkt im Angebotsspektrum des Unternehmens und bislang von nur einer Pflegefachkraft erstellt, wird jetzt von mehreren Fachkräften gemeinsam weiterentwickelt. Der deutliche Kompetenzgewinn sorgt für eine messbare Steigerung der Angebotsqualität. Und: Das modifizierte Einarbeitungskonzept für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglicht auch anzulernenden Pflegekräften zukünftig eine rasche Integration in den Arbeitsprozess.

Trotz umfassender Neugestaltung: Auch nach Abschluss der Potentialberatung arbeitet das Caritas-Seniorenzentrum St. Elisabeth weiter an seiner beschäftigten- und kundenorientierten Modernisierung. Nächster Schritt ist der Ausbau der Gesundheitsprävention. Schon heute zahlen sich die bisher umgesetzten Maßnahmen aus. Heimleiterin Ingrid Schulte: „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter achten jetzt selbst auf die Wirtschaftlichkeit des Personaleinsatzes; das Verständnis füreinander und das Mitsprachrecht der Beschäftigten ist gestärkt. Darüber hinaus sind die Krankmeldungen rückläufig und die Zahl der Überstunden ist deutlich reduziert.“ Bestätigt wird die positive Bewertung durch eine fingierte PTV-Prüfung - Bestandteil der vom Medizinischen Dienst der Krankenversicherung durchgeführten Qualitätsprüfung von Pflegeeinrichtungen. Nach der Potentialberatung sieht das Caritas-Seniorenzentrum St. Elisabeth in Meschede deshalb zukünftigen externen Prüfungen gelassen und selbstbewusst entgegen.

Betrieb

Betriebsname:Caritas Seniorenzentrum St. Elisabeth
Straße:Steinstraße 11
PLZ:59872
Ort:Meschede
Internetadresse:www.cv-meschede.de/de/PFLEGEN/seniorenzentrum/seniorenzentrum.php
Betriebsgröße:100 bis 199
Wirtschaftssektor:Gesundheits- und Sozialwesen

Betriebliche(r) Ansprechpartner/in

Name:Ingrid Schulte
Funktion:Heimleiterin
Telefon:0291-549014
Fax:0291-549040
E-Mail:st.elisabeth@caritas-meschede.de

Berater/in

Firma/Institution:Flöder+Saßen GbR
Name:Barbara Flöder
Telefon:(0 24 1) 98 90 70 6
E-Mail:floeder@floeder-sassen.de
Internetadresse:http://www.floeder-sassen.de

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Gestaltungsbereich:

Unternehmens-/ Organisationsentwicklung (Aufbau- Ablauforganisation)

Organisatorische Maßnahmen zur Optimierung der Arbeitsabläufe und Produktionsprozesse unter Einbeziehung der Mitarbeiter (Kommunikation, Ausschüsse und Gremien, Teamarbeit, Software, Transparenz, Qualitätsmanagement etc.).




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