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Deutsches Jugendherbergswerk - Hauptverband für Jugendwandern und Jugendherbergen e.V.

Deutsches Jugendherbergswerk: Funktionszeiten und Vertrauensarbeitszeit

Gestaltungsbereich: Arbeitszeit

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Zusammenfassung

Das „heilige Wochenende“ gab es beim Deutschen Jugendherbergsverband in Detmold noch nie. Mindestens sieben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der 30-köpfigen Belegschaft müssen gerade samstags und sonntags ran: Konferenzen im In- und Ausland oder Veranstaltungen mit ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die meist am Wochenende stattfinden, lassen eine „normale“ Arbeitswoche nicht zu. „Das alte Gleitzeitmodell wurde auch der ständigen Projektarbeit nicht gerecht.

Anstelle von Kernarbeitszeiten gibt es heute beim DJH-Hauptverband Funktionszeiten. Die verschiedenen Referate haben jeweils feste Ansprechzeiten für ihre Kunden, die aber individuell festgelegt werden.

Auslösendes Ereignis

Das „heilige Wochenende“ gab es beim Deutschen Jugendherbergsverband in Detmold noch nie. Mindestens sieben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der 30-köpfigen Belegschaft müssen gerade samstags und sonntags ran: Konferenzen im In- und Ausland oder Veranstaltungen mit ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die meist am Wochenende stattfinden, lassen eine „normale“ Arbeitswoche nicht zu. „Das alte Gleitzeitmodell wurde auch der ständigen Projektarbeit nicht gerecht. Zu viele Überstunden fielen an, die nicht abgebaut werden konnten“, erinnert sich Elke Küpper, Personalreferentin beim Deutschen Jugendherbergsverband. Mit Unterstützung externer Beratung – finanziert durch das Land Nordrhein-Westfalen und den Europäischen Sozialfonds – wurde nach neuen Lösungen gesucht, mit denen flexibler auf die Arbeit des Verbands reagiert werden konnte.

Lösungsweg

Funktionszeiten statt Kernarbeitszeiten

Anstelle von Kernarbeitszeiten gibt es heute beim DJH-Hauptverband Funktionszeiten. Die verschiedenen Referate haben jeweils feste Ansprechzeiten für ihre Kunden, die aber individuell festgelegt werden. „Manche Mitarbeiter kommen um halb acht, andere um halb zehn. Aber jeder ist verpflichtet, innerhalb der Funktionszeit, die er einmal angegeben hat, erreichbar zu sein,“ erklärt die Personalreferentin. Wie die übrige Arbeitszeit innerhalb der Woche verteilt ist, kann die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter selbst bestimmen. Dies erleichtere erheblich die Projektarbeit, setze aber eine realistische Arbeitszeitplanung voraus. Puffer müssen einkalkuliert werden: Arbeitsintensiven Projekten oder längeren Auslandsreisen, die Überstunden erforderlich machen, müssen Zeiten folgen, in denen die Mehrarbeitsstunden wieder abgebaut werden können.

Bei Rot auf die Bremse

„Einmal im Jahr muss das Zeitkonto die Null-Linie durchlaufen“, so die Personalchefin. Seit der neuen Regelung werden die Arbeitsstunden in einem Ampelkonto geführt. Bei über 40 Minus- oder Plusstunden werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgefordert, das Konto wieder in den grünen Bereich zu bringen. Wer mehr als 80 Überstunden angesammelt hat, befindet sich im roten Bereich und muss die geleistete Mehrarbeit „abfeiern“. Nach der Erprobungsphase stellte sich heraus: Nur in zwei Fällen hat man am Ende des Jahres wenige Überstunden kappen müssen.

Individuelle Teilzeitmodelle

Im Zuge der Arbeitszeitflexibilisierung wurden auch neue Teilzeitmodelle eingeführt. „Ein innovatives Zeiterfassungsprogramm ermöglicht, individuelle Modelle anzubieten“, erklärt Elke Küpper, „ohne die allgemeine Flexibilisierung hätten wir das so nicht umsetzen können.“ Rund ein Drittel der Belegschaft arbeitet nicht die volle Wochenstundenzahl von 38,5 Stunden und teilt sich mit einer Kollegin oder einem Kollegen den Arbeitsplatz. Andere Mitarbeiter arbeiten zum Beispiel 30 Stunden die Woche auf vier Tage verteilt. Ohne komplizierte Nachtragungen berechnet die moderne Software die individuellen Arbeitszeitkonten und den Urlaubsanspruch der Beschäftigten.

Erfolg

Einführung von Vertrauensarbeitszeit

Die Flexibilisierung der Arbeitszeit hat entscheidend dazu beigetragen, Überstunden abzubauen und damit Kosten einzusparen. Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht fest: Sie haben jetzt mehr Spielraum, ihre privaten Interessen in Einklang mit dem Beruf zu bringen. Das sollte aber noch nicht alles sein. Das neue Arbeitszeitmodell wurde weiterentwickelt und Vertrauensarbeitszeit eingeführt. „Sechs Kollegen sind bereits raus aus der elektronischen Zeiterfassung“, erläutert Frau Küpper, „und schreiben die tatsächlichen Arbeitszeiten in einer Excel-Tabelle eigenverantwortlich auf“. Davon sollen zukünftig auch alle anderen Kollegen profitieren. Allerdings werden regelmäßig stichpunktartige Kontrollen der Arbeitszeitaufzeichnungen durchgeführt: „So kommen wir als Vorgesetzte oder Arbeitgeber unserer rechtlichen Pflicht – §16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz – nach.“ Das Fazit der Personalreferentin: „Kompetente Beratung bei der Arbeitszeitflexibilisierung zeigt, dass auch bei vorrangigen Kundeninteressen große Spielräume für die Berücksichtigung der Personalinteressen vorhanden sind.“

Betrieb

Betriebsname:Deutsches Jugendherbergswerk - Hauptverband für Jugendwandern und Jugendherbergen e.V.
Straße:Leonardo-da-Vinci-Weg 1
PLZ:32760
Ort:Detmold
Internetadresse:www.jugendherberge.de
Betriebsgröße:20 bis 49
Wirtschaftssektor:Gastgewerbe

Betriebliche(r) Ansprechpartner/in

Name:Elke Küpper
Funktion:Personalreferentin
Telefon:05231 9936-80
E-Mail:elke.kuepper@jugendherberge.de

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Gestaltungsbereich:

Arbeitszeit

Maßnahmen zur Um- und Neuorganisation von Arbeitszeiten zum Wohl der Mitarbeiter und zur Verbesserung der Produktivität (Arbeitszeitmodelle, Ampelkonto, Schichtarbeit etc.).




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