Großbuchbinderei Schiffmann GmbH & Co. KG

Verbesserung der internen Kommunikation

Gestaltungsbereich: Demografischer Wandel

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Zusammenfassung

Die Großbuchbinderei Schiffmann in Bergisch Gladbach verzeichnete seit Jahren wachsende Umsatzzahlen, aber stagnierende Renditen. Zudem verließ pro Jahr durchschnittlich einer der 28 fest angestellten Mitarbeiter im Alter zwischen 30 und 49 den Betrieb. Der Altersdurchschnitt liegt mit über 44 Jahren relativ hoch. Zur Verbesserung der innerbetrieblichen Kommunikation wurden weiterhin zwei konkrete Schritte angeregt. Zunächst wird als Sofortmaßnahme von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an prozesskritischen Maschinen ein Fehlerprotokoll geführt. Mittelfristig wurde angeregt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßige Mitarbeitergespräche und Zielvereinbarungen einzuführen. Die Durchführung der Altersstrukturanalyse mit einem mittelfristigen Prognosezeitraum von 6 Jahren ermittelte klare Handlungsempfehlungen für die Rekrutierung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese Empfehlungen möchte das Unternehmen nunmehr bei den gerade anstehenden Einstellungen unmittelbar umsetzen.

Auslösendes Ereignis

Bei der Firma Großbuchbinderei Schiffmann GmbH & Co handelt es sich um ein
traditionsreiches Unternehmen mit Sitz in Bergisch Gladbach. 1978 aus der Fritz Schiffmann OHG entstanden, hat sich das Unternehmen auf die Fertigung von klebegebundenen Broschüren in allen gängigen Klebstoffarten, fadengeheftete Broschüren und Taschenkalender mit PVC-Decken spezialisiert. In den vergangenen Jahren verzeichnete das Unternehmen eine kontinuierliche Steigerung des Umsatzes, allerdings bei relativ sinkenden Renditen. Durch den mittlerweile seit Jahren anhaltenden hohen Wettbewerbsdruck haben sich auf den Absatzmärkten starke
Preisverschlechterungen eingestellt, unter denen das Unternehmen ebenfalls zu leiden
hat.
Die Mitarbeiterentwicklung der letzten Jahre war gleichbleibend konstant. Die
Großbuchbinderei beschäftigt 28 Mitarbeiter sowie weitere Leiharbeiter gemäß der
jeweiligen Auftragslage. Das Unternehmen bekennt sich offensiv zu seiner
mittelständischen Verantwortung für die Erhaltung der Arbeitsplätze. Hieraus resultiert
auch die Behandlung des Themas Demografischer Wandel. In verantwortlichen
Positionen sind Mitarbeiter beschäftigt, die seit vielen Jahren zur Firma zählen.

Ziel

Die Verbesserung der Personal-Altersstruktur im Hinblick auf die Zukunft des Unternehmens sowie die Überprüfung der innerbetrieblichen Kommunikation und die Analyse bzw. Verbesserung der Betriebsabläufe standen im Mittelpunkt des durchgeführten Betriebs-Checks.

Lösungsweg

Nach der Bestandsaufnahme erarbeitete die Beratungsagentur im Rahmen des Betriebs-Checks zahlreiche Lösungsvorschläge. Dazu gehörten unter anderem: die Straffung der Organisation und Schaffung klarer Abgrenzungen und deutlicher Kompetenzräume, Die Festlegung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, die Stärkung der Position Produktionsleiter, regelmäßige Abstimmungen zwischen Akquise/Vertrieb/Kundenbetreuung (AVK) und Produktion zur Planung von Maschinenbelegung /-auslastung Ablauf und Materialbeschaffung, die Schaffung einer klaren Kommunikationsstruktur, die die derzeitigen Hürden zwischen
jungem Management und älteren Mitarbeitern überwindet, die Verringerung der Fehlerquote an Klebebindern durch Gesprächsführung und Einbeziehung der Mitarbeiter und durch die Einführung von Fehlerprotokollen, die Einführung von Zielvereinbarungen.
Die Kosten für Produktionsbedingte Ausfälle stellen für das Unternehmen ein ernst
zunehmendes Problem dar. Daher besteht die Geschäftsleitung darauf, dieses Problem mit dem bestehenden Team gemeinsam zu lösen.
Dazu wurden auch die Verantwortlichkeiten und Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter in Bezug auf die Maschinen neu geregelt.
Die Mitarbeiter begegneten der Einführung von Fehlerprotokollen an den Maschinen zunächst mit
Ablehnung. Innerhalb von 2 Wochen bereits zeigte sich, dass die Protokollierung der Fehler zu
besseren Kenntnissen über die Ursachen führte. Dadurch konnten erhebliche
Verbesserung und Verringerung der Ausfälle bzw. Stillstandzeiten erreicht werden.
Nicht nur die wirtschaftliche Bedeutung dieser Verbesserung ist signifikant und macht
sich für das Unternehmen und seine MA bezahlt. Außerordentlich erfreulich ist auch,
dass dieser Erfolg dazu führte, die Motivation der Mitarbeiter deutlich zu steigern und
die Kommunikation mit der Geschäftsführung nachhaltig zu verbessern.
Die Großbuchbinderei Schiffmann GmbH möchte auch zukünftig verstärkt auf
Kommunikation und Erfahrungszuwächse bei den eigenen MA setzen und den
Wissenserhalt im Unternehmen sichern. Nach Durchführung der Altersstrukturanalyse
weiß das Unternehmen, dass dazu ein besonderes Augenmerk auf die Gruppe der MA im
mittleren Alter zu legen ist.

Erfolg

Durch die Analyse der Betriebsabläufe und der Personalstruktur in der Großbuchbinderei Schiffmann konnte durch verschiedene Maßnahmen für eine Verbesserung der innerbetrieblichen Kommunikation und für eine Berücksichtigung der Personalaltersstruktur bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter gesorgt werden. Dies wird bereits jetzt bei der Einstellung neuer Mitarbeiter umgesetzt.

Betrieb
Betriebsname:	Großbuchbinderei Schiffmann GmbH & Co. KG
Straße:	Ernst-Reuter-Straße 1
PLZ:	51427
Ort:	Bergisch Gladbach
Internetadresse:	www.schiffmann.de
Betriebsgröße:	10 bis 49 Beschäftigte
Gründungsjahr:	1978
Wirtschaftssektor:	- Herstellung von Papier, Pappe und Waren daraus
Betriebliche(r) Ansprechpartner/in
Name:	Gerhard Wittemann
Funktion:	Geschäftsführer
Telefon:	0 22 04 - 92 88-0
Fax:	0 22 04 - 92 88-14
E-Mail:	info@schiffmann.de

Gestaltungsbereich:

Demografischer Wandel

Strategien und Maßnahmen zur Bewältigung des Demografischen Wandels und langfristige strategische Ansätze zur Prävention (Lebenslanges Lernen, altersgemischte Teams, Altersstrukturanalyse etc.).