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Clemens Lammers GmbH

Clemens Lammers GmbH: Optimierte Ablauforganisation

Gestaltungsbereich: Unternehmens-/ Organisationsentwicklung (Aufbau- Ablauforganisation)

Zusammenfassung

Jährliche Wachstumsraten von bis zu 20 Prozent und ein stetig steigender Personalbestand kennzeichnen die Geschäftsentwicklung der Clemens Lammers GmbH in Rheine in den vergangenen Jahren. Um die Arbeitsorganisation den veränderten Rahmenbedingungen anzupassen, nahm der Betrieb mit seinen rund 70 Beschäftigten eine Potentialberatung in Anspruch. Das Resultat: Beschleunigte Durchlaufzeiten, eine Reduktion von Fehlerquellen und eine strategische Personaleinsatzplanung.

Auslösendes Ereignis

Die Clemens Lammers GmbH in Rheine ist einer der Marktführer in den Segmenten Handel, Wartung und Instandhaltung elektrischer Antriebstechnik. Kunden für die von Lammers produzierten Motoren sind Anlagenhersteller, Kunden im Bereich Wartung und Instandhaltung sind zum Beispiel Stahlwerke, Raffinerien oder Windenergieanlagenbetreiber. Sie sind bei der Reparatur ihrer elektrischen Anlagen zur Aufrechterhaltung der Produktion auf eine schnelle und einwandfreie Auftragserledigung angewiesen. Voraussetzung dafür ist in der Lammers GmbH als Auftragnehmer ein reibungsloser Arbeitsablauf zwischen Reparaturannahme und Betrieb.

Ziel

Optimierung des Arbeitsablaufes zwischen Reparaturannahme und Betrieb

Lösungsweg

Genau hier, an der Schnittstelle der beiden Abteilungen, hat die Potentialberatung, durchgeführt von den Diplom-Ingenieuren Peter Holtmann und Detlef Umbrecht von der H&U-Managementsysteme GbR, im Rahmen ihrer Stärken-Schwächen-Analyse Kommunikationsprobleme und damit Ablaufdefizite ausfindig gemacht. Ursache dafür, so das Ergebnis der weiteren Untersuchungen, war die unzureichende Festlegung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Sie stammte zum Teil noch aus der Zeit vor der rasanten Wachstumsphase.

Arbeitsablaufdokumentation und Qualifikationsmatrix

Auf der Basis von Arbeitsablaufanalysen und qualitativen Mitarbeiterbefragungen listeten die Berater im obligatorischen Handlungsplan detailliert konkrete Maßnahmen zur Beseitigung der identifizierten Schwachstellen auf. Dazu zählten die Dokumentation aller Arbeitsschritte von der Reparaturannahme bis hin zum Prüffeld und zur Montage im Betrieb, die Erarbeitung exakter Stellenbeschreibungen, die schriftliche Formulierung klar definierter Regeln, welcher Beschäftigte für welche Arbeit die Verantwortung trägt und wer wen wann worüber zu informieren hat. So lassen sich zeitaufwändige Rückfragen vermeiden und Kunden erhalten schneller Auskunft über den Bearbeitungsstand ihrer Aufträge. Weiterer Vorteil: Die genauen Stellenbeschreibungen und die exakte Dokumentation der Arbeitsabläufe erleichtern die Einarbeitung neu eingestellter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Um Engpässe bei krankheitsbedingtem Ausfall eines Beschäftigten zu vermeiden, so ein Vorschlag der Berater, sollten insbesondere in Arbeitsfeldern, für die nur ein oder zwei Personen zuständig sind, weitere Mitarbeiter geschult werden, damit sie im Bedarfsfall als Vertreter fungieren können. Akribische Fehleranalysen, ein weiterer Bestandteil der Potentialberatung, dienten zugleich der Ursachenforschung: „Vereinzelte Ungenauigkeiten etwa bei Fräs- und Dreharbeiten“, konkretisiert Berater Peter Holtmann, „ließen sich auf die zunehmende Sehschwäche eines sonst absolut zuverlässigen Mitarbeiters zurückführen und rasch beheben.“

Parallel dazu entwickelten die Berater eine komplexe Qualifikationsmatrix. Sie erfasst detailliert, wer welchen Beruf erlernt hat, wer aufgrund welcher Qualifikationen in welchen Abteilungen eingesetzt werden und gegebenenfalls Vertretungen übernehmen kann. Ebenfalls dokumentiert wurden zusätzliche Qualifikationen, Fremdsprachenkenntnisse zum Beispiel oder der Besitz eines Staplerscheins. Geschäftsführer Christopf Südhoff: „Der Zugriff auf die Qualifikationsmatrix, das Wissen über Spezialisierungen einzelner Mitarbeiter zum Beispiel auf einen bestimmten Motorentyp, ermöglicht der Reparaturannahme eine gezieltere Zuweisung von Arbeitsaufträgen und damit eine schnellere Bearbeitung der Kundenaufträge.“ Außerdem erlaubt die Qualifikationsmatrix Schlussfolgerungen zum Weiterbildungsbedarf der Beschäftigten, um die steigenden Anforderungen auch zukünftig auf gewohnt hohem Niveau zu bewältigen.

Konsequente Mitarbeiterbeteiligung

Damit ist die Qualifikationsmatrix Teil einer strategischen Personalplanung und korrespondiert mit dem starken Engagement der Lammers GmbH im Ausbildungssektor: 19 Prozent aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind Auszubildende! Die hohe Ausbildungsquote erklärt Geschäftsführer Christoph Südhoff so: „Wir hatten vor einigen Jahren Probleme, gewerbliche Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt zu finden. Elektronikerin bzw. Elektroniker für Maschinen- und Antriebstechnik ist ein vergleichsweise exotischer Beruf, den nicht viele Unternehmen ausbilden. Also müssen wir für eigenen Nachwuchs sorgen.“

Erfolg

Die Umsetzung des für Potentialberatungen obligatorischen Handlungsplans jedenfalls erwies sich als durchschlagender Erfolg, wie spätere Wirksamkeitsprüfungen der Maßnahmen und stichprobenartige Mitarbeiterbefragungen an den einzelnen Arbeitsplätzen ergaben: Fehlerquellen sind beseitigt, die Durchlaufzeiten beschleunigt, die Kooperation zwischen Reparaturannahme und Betrieb verläuft reibungslos. Kaum eine Überraschung vor diesem Hintergrund die durchweg positive Bewertung der Potentialberatung durch Geschäftsführer Christoph Südhoff: „Neben den personellen Verstärkungen der letzten Jahre und der Anschaffung modernster Messgeräte zur Ausweitung unseres Angebotsspektrums ist die Potentialberatung ein zusätzlicher Baustein für Erhalt und Ausbau der Wettbewerbsfähigkeit unseres Unternehmens sowie der Leistungsfähigkeit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.“

Die hohe Wertschätzung für sein Personal kommt auch im Urteil des Managers über die für Potentialberatungen typische Beteiligung der Beschäftigten zum Ausdruck: „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind weitgehend selbstständig und tragen ein hohes Maß an Eigenverantwortung. Sie leisten jeden Tag hervorragende Arbeit in einem hoch spezialisierten Metier und verfügen aufgrund ihrer Aus- und Weiterbildung sowie ihrer Betriebserfahrungen über jede erforderliche Kompetenz. Wer also“, fragt er rhetorisch, „soll besser Bescheid wissen über ihre Arbeit als sie selbst?“

Betrieb

Betriebsname:Clemens Lammers GmbH
Straße:Offenbergweg 17
PLZ:48432
Ort:Rheine
Internetadresse:www.lammers.de
Betriebsgröße:50 bis 99
Gründungsjahr:
Wirtschaftssektor:- Maschinenbau

Betriebliche(r) Ansprechpartner/in

Name:Christoph Südhoff
Funktion:Geschäftsführer
Telefon:+ 49 (0) 59 71
Fax:+ 49 (0) 59 71
E-Mail:infoat.jpglammers.de@

Berater/in

Firma/Institution:H&U Managementsysteme GbR
Name:Peter Holtmann und Detlef Umbrecht
Telefon:(02557) 92 92 80 / 81
Fax:Fax. (02557) 92 92 82
E-Mail:info@hu-managementsysteme.de
Internetadresse:http://www.hu-managementsysteme.de

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Gestaltungsbereich:

Unternehmens-/ Organisationsentwicklung (Aufbau- Ablauforganisation)

Organisatorische Maßnahmen zur Optimierung der Arbeitsabläufe und Produktionsprozesse unter Einbeziehung der Mitarbeiter (Kommunikation, Ausschüsse und Gremien, Teamarbeit, Software, Transparenz, Qualitätsmanagement etc.).




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