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SOPTIM AG

Anforderungsmanagement bei der SOPTIM AG

Gestaltungsbereich: Unternehmens-/ Organisationsentwicklung (Aufbau- Ablauforganisation)

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Zusammenfassung

Trotz guter Geschäftslage fand der Vorstand von SOPTIM, dass sich Produkte und Arbeitsabläufe noch verbessern ließen, und nahm eine mit EU-Mitteln kofinanzierte Potenzialberatung des Landes NRW in Anspruch. „Anforderungsmanagement“, noch ein Fremdwort für Geschäftsleitung und Mitarbeiter von SOPTIM, stand im Zentrum der Beratung und sorgt mittlerweile dafür, dass Kundenwünsche noch individueller und flexibler erfüllt werden können.

Auslösendes Ereignis

„Maßgeschneiderte IT-Lösungen für den liberalisierten Energiemarkt“ – die Unternehmenspräsentation der Softwareschmiede SOPTIM AG erinnert mehr an die Aufbruchstimmung der 1980er Jahre in der Computerbranche als an die von Rezessionsängsten geplagte deutsche Wirtschaft 25 Jahre später. Der vorsichtige Optimismus ist begründet: Seit Jahren erzielt die SOPTIM AG jährliche Umsatzsteigerungen von 15 bis 20 Prozent.

Dennoch fand der Vorstand, dass sich Produkte und Arbeitsabläufe noch verbessern ließen, und nahm eine mit EU-Mitteln kofinanzierte Potenzialberatung des Landes NRW in Anspruch. „Anforderungsmanagement“ stand im Zentrum der Beratung und sorgt mittlerweile dafür, dass Kundenwünsche noch individueller und flexibler erfüllt werden können.

Ziel

1971 gegründet, beschäftigt das IT-Unternehmen heute 160 Mitarbeiter an den Standorten Aachen und Essen. Die Softwareprofis beraten die mit den Herausforderungen der Liberalisierung konfrontierte Energiewirtschaft und versorgen Strom-, Wasser- und Gasversorger mit Computerprogrammen, die den neuen Rahmenbedingungen dieser Branche gerecht werden. Stadtwerke und Regionalversorger erhalten von SOPTIM Anwendungen, die etwa die Abbildung von Geschäftsprozessen mit enormen Datenmengen, die Bereitstellung individueller und komplexer Tarifsysteme sowie die branchenspezifische EDV-Kommunikation mit anderen Marktteilnehmern gewährleisten. Nicht nur die Ver-, sondern auch die Entsorgungsbranche profitiert von der Power der Programmier-Profis. Die sogenannte Kreislaufwirtschaft wird aus Aachen und Essen mit spezifischer Betriebs- und Informationssoftware rund um Entsorgung, Recycling und Tierkörperverwertung beliefert. Nur rund 30 Prozent des Gesamtumsatzes, so schätzt SOPTIM-Vorstandschef Dr. Hans Röllinger, erzielt das Unternehmen mit standardisierten Produkten. Der Hauptgewinn wird mit Software erzielt, die auf individuelle Kundenwünsche zurückgeht.

Lösungsweg

Anforderungsmanagement durch Potenzialberatung

Obwohl die Umsatzzahlen keine Wünsche offen ließen, registrierte der Vorstand dennoch, dass das Unternehmen nicht so effizient arbeitete wie gewünscht. Man war zwar in der Lage, „einzigartige“ Software zu schaffen – doch wurden Programme und Produktionsabläufe den hochkomplexen Anforderungen der Energiebranche und der Entwickler selbst nicht immer gerecht. In dieser Situation machte die IHK Aachen den Vorstand auf die Möglichkeit einer Potenzialberatung aufmerksam. „Wir waren erst skeptisch“, erinnert sich Dr. Heiner Halbach vom Vorstand der SOPTIM heute, „haben dann aber gemerkt, dass der Aufwand für uns recht überschaubar sein würde.“ Im Juli 2007 begann der freiberufliche Unternehmensberater Mauricio Jungbauer mit der Arbeit. In der Aachener SOPTIM-Niederlassung machte er zunächst 21 Mitarbeiter mit dem Anforderungsmanagement vertraut. Bei dessen Anwendung wird der Kunde nicht nur vor Erstellung der Software nach seinen Wünschen gefragt, sondern er begleitet den gesamten Produktionsprozess, sodass er selbst Einsicht in die Entstehung der Software erhält, seine eigenen Anforderungen auf den neuesten Stand bringen und den Programmierern so helfen kann, den Bedürfnissen seines Unternehmens noch besser gerecht zu werden. Auch die Vorteile für SOPTIM liegen auf der Hand: Durch die ständige Einbeziehung des Kunden verringern sich Reibungsverluste und damit auch die Kosten. Die Arbeit gestaltet sich wesentlich effizienter, während die Kundenzufriedenheit gesteigert wird.

Für die Entwickler ist Fortentwicklung nichts Neues

Doch bevor sich die Kunden mit der eigenen Software vertraut machen konnten, mussten zunächst die SOPTIM-Entwickler das Anforderungsmanagement lernen. Am Anfang der Potenzialberatung sahen sich die Mitarbeiter mit folgender Aufgabenstellung konfrontiert: Verschiedene Stromversorger beauftragen das Unternehmen mit der Entwicklung einer Software, die die jeweilige Tarifstruktur erfasst. Während des Produktionsprozesses ergeben sich wiederum durch die Programmierer selbst Verbesserungsvorschläge, während Wirtschaftsberater Empfehlungen aussprechen und die Politiker die gesetzlichen Vorgaben ändern. Gleichzeitig treten weitere Interessenten an einer Tarifstruktur-Software mit wiederum eigenen Anforderungen an SOPTIM heran. Berater Mauricio Jungbauer hat es bei seiner Potenzialberatung von Anfang an mit motivierten Entwicklern zu tun, für die ständige berufliche Fortentwicklung nichts Neues ist. Tobias Rötschke, Softwarearchitekt bei SOPTIM, erinnert sich: „Früher konnten wir nach einem Gespräch mit dem Kunden meist ad hoc das Programm entwickeln. Heute brauchen wir ein strukturiertes Programm, um die vielen Fakten bewältigen zu können.“

Die neuen Ziele immer im Blickfeld

Schritt für Schritt macht Berater Jungbauer eine Mitarbeiter-Gruppe nach der anderen mit der Anwendung des Anforderungsmanagements bekannt. Sie lernen nicht nur, wie Kundenwünsche und technische Anforderungen in Workshops erfasst werden, sondern auch, wie wichtig die immer wiederkehrende Abstimmung, die spätere Nachvollziehbarkeit von Anforderungen und dazugehörigen Änderungen sowie Dokumentation und zentrale Bereitstellung von Informationen für andere Entwickler und deren Kunden sind. Dabei haben sie die Ziele des Anforderungsmanagements immer im Blick: klarere Entwicklungsvorgaben, mehr Planungstransparenz, die bessere Rückverfolgbarkeit von Anforderungen und deren Umsetzung, eine Verringerung des Entwicklungsaufwands und – vor allem – eine weitere Verbesserung der Produktqualität. Im September 2007, zwei Monate nach Beginn der Potenzialberatung, ist diese abgeschlossen. Zum 1. Januar 2008 wird die neue, den Erfordernissen des Anforderungsmanagements angepasste Aufbauorganisation in Kraft gesetzt. Von nun an würden, so Dr. Halbach, mit der praktischen Einführung des Anforderungsmanagements bei SOPTIM betraut, „ die veränderten Prozesse, Verantwortlichkeiten und Rollen ,gelebt’“. Doch die Gesetze des Anforderungsmanagements gelten auch bei der Umsetzung des Anforderungsmanagements selbst. Das ausgewählte Softwarewerkzeug erweist sich als nicht geeignet. So muss kurzfristig ein alternatives getestet werden, das sich dann als passend für die Anforderungen von SOPTIM erweist.

Erfolg

Beratung setzte neue Energien frei

Im April 2008 können Mitarbeiter und Vorstand bereits eine positive Bilanz ziehen. „Wir können auf die Kundenwünsche jetzt schneller und flexibler reagieren“, sagt Softwarearchitekt Tobias Rötschke bei einer Diskussion anlässlich des Besuchs von Arbeitsminister Karl-Josef Laumann bei SOPTIM in Aachen. Doch nicht nur das neue Anforderungsmanagement, sondern auch die Potenzialberatung an sich hat bei dem IT-Unternehmen neue Energien freigesetzt. „Sie hat einen Impuls gesetzt für eine neue Aufbau- und Ablauforganisation“, so Vorstandschef Dr. Röllinger. Eine Entwicklung, die auch im Sinne der Regionalpolitik ist. Seit 25 Jahren, so Aachens Oberbürgermeister Dr. Jürgen Linden, befinde sich die Region angesichts des Strukturwandels und nun auch der Globalisierung in einem ständigen wirtschaftlichen Anpassungsprozess. Die Erforschung neuer Technologien und der Informationsaustausch zwischen zukunftsfähigen Branchen seien für das ökonomische Überleben notwendig. Nicht zufällig hätten allein 2007 in der Region Aachen 144 kleine und mittlere Unternehmen die vom Arbeitsministerium und mit EU-Mitteln geförderte Potenzialberatung in Anspruch genommen – „eine richtig gute Hilfe der Landesregierung“, so Dr. Linden.

Betrieb

Betriebsname:SOPTIM AG
Straße:Im Süsterfeld 5 – 7
PLZ:52072
Ort:Aachen
Internetadresse:www.soptim.de
Betriebsgröße:100 bis 199
Gründungsjahr:1971
Wirtschaftssektor:Information und Kommunikation

Betriebliche(r) Ansprechpartner/in

Name:Dr. Heiner Halbach, Dr. Hans Röllinger
Funktion:Vorstand
Telefon:0241 918790

Berater/in

Firma/Institution:SQE Jungbauer
Name:Mauricio K.E. Jungbauer
Telefon:0163 7380632
E-Mail:ju@sqe-jungbauer.de

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Gestaltungsbereich:

Unternehmens-/ Organisationsentwicklung (Aufbau- Ablauforganisation)

Organisatorische Maßnahmen zur Optimierung der Arbeitsabläufe und Produktionsprozesse unter Einbeziehung der Mitarbeiter (Kommunikation, Ausschüsse und Gremien, Teamarbeit, Software, Transparenz, Qualitätsmanagement etc.).




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