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Tischlerei Berg GmbH & Co. KG

Entwicklung und Optimierung von Prozessen und Abläufen durch Einbindung und Beteiligung der Mitarbeitenden

Gestaltungsbereich: Unternehmens-/ Organisationsentwicklung (Aufbau- Ablauforganisation)

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Auslösendes Ereignis

Die Tischlerei Berg sammelte bereits in der Vergangenheit positive Erfahrungen mit dem Förderinstrument „Potentialberatung“ und der Unternehmensberatung dimag GmbH. Herr Berg, Geschäftsführer der Tischlerei Berg, plante für 2013/2014 seine Tochter und den technischen verantwortlichen Mitarbeiter und Anteilseigener sukzessive für die Nachfolge vorzubereiten. In diesem Zusammenhang sollten neue Wege zu den Themen Mitarbeitereinbindung, Motivation und eine kontinuierlichen Kommunikationspolitik erarbeitet werden. Gründe waren erkannte Prozesshemmnisse in der Kommunikation und in den Abläufen. Zudem sollten Schwachpunkte im Belegwesen abgestellt werden.

Ziel

Im Ergebnis der Beratung sollten die einzelnen Arbeitsgruppen „zusammengeführt“ und das persönliche Selbstvertrauen der Mitarbeitenden gestärkt werden. Beabsichtigt war der Ausbau von Führungsqualitäten auf den jeweiligen Führungsebenen, insbesondere in der Junior-Geschäftsführung. Der Kontakt zwischen der Junior-Geschäftsführung und der Belegschaft sollte gestärkt werden. Dazu sollten auch das Ausloten von Qualifizierungsbedarfen sowie der Aufbau einer nachhaltigen Kommunikationsstruktur gehören. Als Hilfsmittel wurde geplant, Abläufe visuell zu gestalten, sowie den Aufbau von Arbeitsplatzbeschreibungen in die Wege zu leiten. Insbesondere die kontinuierliche Einbindung der Mitarbeitenden in Optimierungsvorschläge und in den Aufbau von Personalgesprächen sollte eine nachhaltige Akzeptanz der Veränderungen bewirken.

Lösungsweg

Die Unternehmensberatung dimag GmbH startete in der Ist-Analyse mit Interviews am Arbeitsplatz. Die Ergebnisse der Analyse mit entsprechenden Optimierungsvorschlägen wurden mit der Geschäftsführung besprochen und konsequent in Gruppengesprächen der Belegschaft vorgestellt und gemeinsam nachgebessert. Neu-Konzepte in der Organisation und Kommunikation konnten somit nach und nach eingeführt werden.

Es wurde herausgearbeitet, dass verschiedenen Unternehmensteilen (u.a. Verwaltung und Fertigung) das Verständnis für den jeweiligen Arbeitsplatz des anderen fehlt. Daher wurde eine Hospitation der Mitarbeitenden in jeweils anderen Unternehmensteilen vorbereitet sowie eine Begleitung der Geschäftsführung durch die Auszubildende zu Lieferanten und Kunden angelegt. Im nächsten Schritt wurde eine Entlastung der technischen Geschäftsführung durch ein Konzept für die Abnahme von Telefon/Mails durch die Verwaltungs-Angestellten zu Stoßzeiten geschaffen, in denen organisatorische Dinge Vorrang haben sollten.

Um diesen Aspekt für die Zukunft weiter auszubauen, wurde die Junior-Führungsebene analysiert und zukünftige Stellenprofile infolge des stetigen Wachstums und der altersbezogenen Evolution entwickelt (Aufbau von Assistenzen für die kfm. und technische Geschäftsführung). Um die Talente und die Bereitschaft der Belegschaft in dieser Hinsicht zu erkennen, wurden Einzel-Personalgespräche und ein Jahresauftaktgespräch für die Belegschaft angelegt. Dies diente dem Zweck der kontinuierlichen Informationspolitik.



Erfolg

Beobachtet wurde eine Stärkung in der Kommunikation, Motivation und Identifikation. Die Bedeutung des eigenen Arbeitsplatzes im Unternehmen wurde den Beteiligten klar und bewusst. Unternehmen funktionieren ähnlich wie ein System aus Zahnrädern: Sind Räder blockiert, funktioniert das gesamte System nicht mehr. Die Kommunikation wurde weniger zögerlich. Die technische Geschäftsführung beobachtete eine Entlastung im Alltag. Die Einführung eines nachhaltigen Kommunikations- und Personalgesprächs-Konzepts bewirkte eine offenere Unternehmenskultur. Die Stärkung der Mitarbeiterbeteiligung ist vorbildhaft für das Konzept „Potentialberatung“. Optimierung wird nicht vorgegeben, sondern gemeinsam erarbeitet. Es geht darum, Arbeitsplatzerhaltung durch stärkeres Bewusstsein über eigene und Teamarbeit als Ganzes anzuschieben.

Weiterführende Informationen

Die Tischlerei Berg hat seit 2003 mehrfach Instrumente des Landes NRW durch Potentialberatung und Bildungsscheck in Anspruch genommen. Dadurch ergaben sich Optimierungen in den Bereichen Arbeitsplatzgestaltung, Arbeitsorganisation und Arbeitszeit. Diese zeigten positive Effekte in der Produktivität, den Kosten, in den Umsatzzahlen sowie in der Ergebnissituation. Flankiert wurde diese Organisations- und Zusammenarbeits-Entwicklung durch entsprechende Elemente der kaufmännischen Steuerung. Gemeinsames Ziel in der Beratung ist die Einbindung von Mitarbeitenden in der Ist-Analyse wie in der Optimierungskonzeption und sich anschließender Umsetzung.

Betrieb

Betriebsname:Tischlerei Berg GmbH & Co. KG
Straße:Alte Ziegelei 21
PLZ:51491
Ort:Overath
Internetadresse:www.tischlerei-berg.de
Betriebsgröße:20 bis 49
Gründungsjahr:1993
Wirtschaftssektor:- Herstellung von Möbeln

Betriebliche(r) Ansprechpartner/in

Name:Alexandra Berg
Funktion:Geschäftsführerin
Telefon:02204 - 76759510
E-Mail:alexandra.berg@tischlerei-berg.de

Berater/in

Firma/Institution:dimag Dienstleistung und Management GmbH
Name:Christian Pinnekamp
Telefon:0162 - 4408003
E-Mail:christian.pinnekamp@dimag-koeln.de
Internetadresse:www.dimag-koeln.de

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Gestaltungsbereich:

Unternehmens-/ Organisationsentwicklung (Aufbau- Ablauforganisation)

Organisatorische Maßnahmen zur Optimierung der Arbeitsabläufe und Produktionsprozesse unter Einbeziehung der Mitarbeiter (Kommunikation, Ausschüsse und Gremien, Teamarbeit, Software, Transparenz, Qualitätsmanagement etc.).




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